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美翔检察院数字化解决方案

发布时间:2016-03-30 16:43:45    阅读次数:623

检察院数字化档案系统

推荐方案

一 项目概述 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的、保存备查的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史纪录。档案资料是社会知识的积累,更是企事业单位的宝贵知识财富当前,企事业单位内保存着大量的档案资料,随着企事业单位的发展,档案资料也在快速增长,如果能够妥善管理这些知识,就可以有效利用这些知识为决策和工作提供依据,为社会的发展创造新的价值。

传统的档案保存,一般采用纸张和缩微胶片两种保存方式。纸张保存是最原始的保存方式,具有管理手段落后,占用大量库房面积,管理成本高,保管时易损坏,纸张易黄、易粘、易脆,调阅速度低下,不能多人同时调阅,档案管理工作繁重等缺点;缩微胶片保存方式始于五十年代,是工业革命时代国际公认的标准化保存手段,它虽然解决了纸张保存的部分缺陷,如库房面积、管理成本、保存时间等,但仍有不支持网络查询,需用专用设备,投资昂贵等不足,它与当前高速发展的信息时代是不相适应的。

现在,人们将电子影像技术、海量存储技术和计算机网络技术应用于档案管理,成功地解决了上述档案管理面临的问题。首先,通过先进的高速文档扫描仪将纸张文档转换成电子影像;然后,根据一定的归档机制建立影像文件的索引,形成一个方便可靠而又完整的电子档案库;最后,用户可以通过Intranet/Internet对档案进行查询、OCR识别等操作。

总之,档案电子化系统的应用,可以提高检察院案卷管理的工作效率,降低管理成本,提高案卷管理质量,取得良好的社会效益和经济效益。

二 需求分析

人民检察院的档案大部份是诉讼档案。诉讼档案是国家的专业档案之一,是人民检察院检察活动的真实记录,是做好检察工作,实行检察监督的重要依据和必要条件。诉讼档案管理工作是检察工作不可分割的组成部份。还有其它如行政文书档案、声像类档案、科技鉴定档案也是人民检察院档案的重要组成部份。检察院现有档案都是以纸张形式产生、流转、归档及保存的。纸张档案具有许多无法克服的缺点,

主要表现在以下几个方面: 纸张文档对保存环境要求很高 检察院的案卷作为重要的档案资料,大部分需要长期安全保存。这些纸张文档易黄、易脆、易粘,对温度、湿度要求极高,还要注意防火烧、防水浸、防虫蛀、防鼠咬、防霉变,因此,这对档案仓库提出了严格的要求。

纸张文档易受到人为毁损档案作为信息的重要载体,经常被用户翻阅。纸张文档极容易受到磨损、撕毁、遗失,甚至遭到人为故意损坏,无法充分保证档案的完整性,这对档案的安全构成极大的威胁。

纸张文档不能实现资料共享纸张文档一次只能供一个人翻阅,不能实现多人同时查询。在案件办理过程中,当事人(或律师)经常需要同时查询各种证据,办案人员也需要一起翻阅各种材料。目前,他们只能轮流翻阅,这严重降低了办案效率,又极容易造成矛盾。

纸张文档的查找速度极慢传统的档案查询,常常需要进行身份验证、档案检索、档案取出、档案翻阅、档案归还等几个阶段,这些过程都是手工完成的。要在数万卷的档案中查找到所需要的档案,往往需要十几分钟的时间。有时,还存在需要的档案刚好被别人借出的情况,既浪费查档人员的车资,又浪费他们的时间。

纸张文档占用大量存储空间要保证纸张文档保存的安全性和查找的便捷性,案卷常常采用柜橱的存放形式,柜橱之间、案卷之间必须留有较大的空间,以方便档案管理人员的行走。大量的纸张文档必定耗费大量的存储空间。在寸土寸金的市中心,减少纸张文档的占用空间有尤显重要。

纸张文档缺乏安全有效的备份传统的档案管理中,一切档案利用都是基于纸张文档的原件,而纸张文档的原件则无时无刻不面临着各种威胁,纸张文档需要安全有效的备份。

纸张文档无法适应信息时代的新要求在高速发展的信息时代,Intranet/Internet变得日益流行和普及,人们通过Intranet/Internet可以方便地查找到自己需要的信息。档案作为一种重要的信息资源,不能在Intranet/Internet上发布和传输,就不能适应信息时代的新要求。

三 检察院档案电子化流程 档案电子化作为一个有多人共同参与的流水化作业模式,系统将按照档案整理、扫描、索引、质检、归档等环节进行工作定义,为每一个岗位定出清晰的工作指引,从而确保整个工作高质、高效地顺利完成。

文档整理: 将档案进行拆封、分类、修补、排序等操作,为扫描做好准备。文档分类与整理是整个系统效率的关键。

文档扫描: 通过高速文档扫描仪将经过分类整理的纸张文档转换成电子影像文件,保存至文件服务器,同时对影像文件的质量进行监控,对质量差的影像进行重扫,对漏掉的文档进行补扫。

影像归档: 由索引工作站将电子影像文件按照原始文档上的关键要素(如案号、案由、当事人等)进行分级索引,索引信息保存到数据库中,相应的影像文件保存在存储服务器上。当影像文件达到一定数量时,可以将其刻录到光盘上,同时制作多份光盘备份,光盘放入光盘柜中提供查询服务。如果查阅频繁,对存取速度要求较高,也可以选择磁盘阵列作为存储设备。

档案查询: 经过整理、扫描、归档几个过程,形成了一个安全、灵活、方便的电子影像档案库,通过计算机网络实现档案查询变为现实。档案查询主要是指通过Intranet/Internet查询档案信息,用户只要简单地输入案号/当事人以及所需档案的类型等关键信息,相应的档案就会在极短的时间内显示在用户的电脑屏幕上。

四 推荐方案

本部分根据检察院管理系统的需求分析,对电子档案系统提出硬件设计方案及相关技术标准。

〈一〉方案一:高速扫描仪搭配零边距平板扫描仪

影像扫描处理部分是新一代人民检察院管理信息系统中最重要的一个环节,其中根据人民检察院系统的要求给各级区域硬件采集设备的具体的功能和配置如下:

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